Signe visible de la transformation des entreprises, les espaces de travail évoluent depuis quelques années – et encore plus après la crise sanitaire – pour favoriser les échanges, le travail collaboratif, l’agilité, l’ouverture, l’efficacité et le bien-être des collaborateurs. Mais pourquoi faire évoluer les espaces de travail ? Comment les adapter aux nouvelles façons de travailler ? Comment faciliter l’appropriation par les collaborateurs et les managers de ces nouveaux espaces ?
Pour répondre à ces questions, TalenCo et l’agence de design Moswo ont co-organisé une table ronde sur le thème « Les nouveaux espaces de travail au service des nouveaux modes de travail » animée par Pascale Abadie, CEO de Moswo, et Jean Baptiste Gouin, CEO de TalenCo, avec les témoignages de deux spécialistes :
Directrice de l’Innovation & du Développement des Environnements de Travail chez Orange
Economiste et sociologue du travail
Directeur de Recherche au CNRS
Président du conseil scientifique chez Actineo
“66 % des insatisfaits de leur qualité de vie au travail estiment que leur lieu de travail n’est pas adapté à leurs besoins”
Analyser les usages des collaborateurs pour transformer les espaces de travail
Pour Alain d’Iribarne, le projet immobilier d’entreprise est avant tout un sujet anthropologique et la question essentielle à se poser est : « qui sont les usagers et pour quels usages ? ».
Tout projet d’emménagement – ou de réaménagement – doit partir de l’analyse des métiers et des usages et impliquer en amont les salariés. Frédéricke Sauvageot rappelle en effet que « pour que le projet puisse réussir, il est essentiel que les collaborateurs partagent la vision, qu’ils y adhèrent et qu’ils puissent être acteurs et co-concepteurs du projet ». Il est donc primordial de « partir des usages pour concevoir des espaces ».
Concrètement dans le cadre du bureau, pour Pascale Abadie de l’agence Moswo, « les espaces doivent s’adapter aux activités et à la nouvelle temporalité du travail alternant besoins de concentration, de partage, de travail collaboratif, de détente… ».
Les managers au cœur de l’appropriation des nouveaux espaces de travail
Pour Frédéricke Sauvageot, « les managers sont des ambassadeurs, des connecteurs du projet pour faciliter l’adhésion de leurs collaborateurs ». Pour elle comme pour Alain d’Iribarne, « les projets immobiliers sont avant tout des projets de management du changement. Les espaces que l’on va co-construire avec les salariés sont des outils au service d’un projet managérial et d’un projet d’équipe ». C’est la manière dont on a envie que les collaborateurs travaillent et la façon dont on les prépare qui va être déterminante.
Comme tout projet de transformation, cela nécessite un accompagnement en amont, pendant et après. Cela passe par une acculturation, une expérimentation, une appropriation des espaces et de la pédagogie pour accompagner cette transformation. « C’est un enjeu majeur pour l’entreprise si on veut proposer aux salariés des espaces innovants favorisant la collaboration et permettant un multi-choix d’espaces en fonction des activités ».
Mais si l’aménagement de nouveaux espaces fait partie d’un projet managérial, comme tout outil, il convient de rendre les collaborateurs demandeurs de cet outil… surtout à l’heure du travail à distance. S’ils n’ont pas conscience de ce que sont les nouveaux modes de travail, alors ils ne verront que l’inconvénient de bureaux plus ouverts et l’appropriation sera plus compliquée.
Jean Baptiste Gouin précise que “les projets avec le plus d’efficacité sont ceux qui commencent par une sensibilisation en amont à des modes de travail plus agiles et collaboratifs. Les managers sont alors déjà dans une posture de facilitateurs et demandeurs de ces nouveaux outils ».
Accompagner les équipes pour une bonne expérience collaborateur au bureau
Si le projet prend vie lorsque les salariés s’installent dans les nouveaux espaces de travail, il est important pour Frédéricke Sauvageot d’avoir anticipé « un retour d’expérience et imaginé que le projet va se poursuivre dans le futur ». Pour Alain d’Iribarne, « l’important est la cohérence : il faut tenir l’ensemble du projet et la participation jusqu’à la fin ». C’est pourquoi il est nécessaire de travailler en amélioration continue afin que les espaces soient toujours appropriés aux usages.
Pour Frédéricke Sauvageot, « il faut également travailler sur les postures comportementales des managers et des salariés » et cela nécessite de la pédagogie d’accompagnement et des outils au service des usages. « Des salles de créativité sans personne pour faciliter des séances d’intelligence collective ou pour animer un design sprint, c’est dommage, c’est du gâchis. C’est pourtant le constat d’un certain nombre de lieux qui ne vivent pas comme ils devraient. C’est comme donner une superbe voiture à quelqu’un qui ne sait pas conduire » précise Jean Baptiste Gouin.
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Dans un contexte de progression du flex office, du télétravail et du nomadisme, les organisations prennent conscience de la transformation du rapport aux espaces de travail et de la nécessité d’associer leurs projets immobiliers à une dynamique d’entreprise plus large au service de la transformation : engager des principes de fonctionnement adaptés au travail de demain, définir des espaces de travail favorisant la collaboration, l’engagement et le bien-être, et accompagner les équipes vers des modes de travail plus agiles accélérant l’appropriation de ces nouveaux espaces au bureau.
