Hybridation des modes de travail : 6 conseils pour réussir l'organisation du travail hybride

Dans un contexte profondément marqué par la crise sanitaire, avec des collaborateurs tantôt au bureau, tantôt à domicile, l’hybridation des modes de travail est devenue une réalité. Comment les entreprises (et leurs managers) peuvent-elles mettre en place avec succès une organisation hybride ?

Dès novembre 2021, le rapport Cigref-Numeum sur les nouvelles organisations du travail indiquait qu’il n’y aurait pas de retour possible aux modes de travail antérieurs, en précisant toutefois que « pour être pérenne, le travail hybride doit pouvoir s’ancrer dans un cadre, une organisation plus agile mais néanmoins bien orchestrée ».

C’est pourquoi, après notre article sur les enjeux du travail à distance, il convient de poser dès aujourd’hui les principes et modalités du travail hybride pour mieux déployer à l’échelle une organisation hybride du travail.

Les 6 clés de réussite du travail hybride

« 82 % des salariés travaillant en mode hybride se déclarent autant voire plus productifs qu’avant »

Etude Groupe Adecco sur la nouvelle ère du travail (septembre 2021)

Avec le travail en mode hybride, les équipes partagent désormais leur temps entre les locaux de l’entreprise et leur domicile ou un tiers-lieu, connecté à internet et propice (idéalement…) à l’activité professionnelle.

Cette hybridation du travail peut conduire à une modulation du rythme hebdomadaire et à un aménagement des temps de présence de chacun.e dans l’entreprise pour répondre à la fois aux besoins de l’entreprise et à ceux des équipes.

Dans ce nouveau cadre entre présentiel et distanciel, le collectif de travail doit être plus structuré et mieux organisé pour continuer à fonctionner efficacement en mode hybride malgré la distanciation physique et sociale.

Conserver la cohésion d’équipe, optimiser l’efficacité des réunions, repenser les espaces de travail… Voici, issues de nos retours d’expériences et des préconisations du rapport Cigref-Numeum, 6 bonnes pratiques pour bien mettre en place le travail hybride !

1. Manager en mode hybride pour engager les équipes

Au cœur des transformations de l’entreprise, les managers sont naturellement la première clé de réussite du travail hybride ! Le management hybride est essentiel pour :

• Porter le cadre et la vision de l’entreprise et donner du sens aux équipes hybrides,
• Piloter la performance en se recentrant sur les priorités d’action, en mettant en œuvre de nouveaux rituels et en développant l’autonomie et la responsabilisation des collaborateurs,
• Améliorer en continu et favoriser l’innovation en impulsant des modes de travail agiles et collaboratifs et en cultivant le droit à l’essai et à l’erreur,
• Renforcer l’engagement des collaborateurs en améliorant leur expérience au quotidien, en étant attentif à leur bien-être, en développant la culture du feedback et en nourrissant leurs motivations.

2. Equilibrer les temps de travail en présentiel et à distance

Parmi les nouvelles missions des managers liées au travail hybride, il est indispensable d’adapter la répartition des tâches au sein de l’équipe :

• Coordonner et planifier les jours au bureau et à distance selon les activités « téléfragiles » (qui se prêtent difficilement au télétravail) ou « télérobustes » (qui s’adaptent bien au télétravail) avec des rythmes réguliers,
• Ne pas sur-solliciter les collaborateurs présents dans l’entreprise par rapport à ceux qui sont en télétravail,
• Profiter de l’opportunité des rendez-vous d’équipe à distance pour mettre en relation les collaborateurs qui ne pouvaient pas se rencontrer ou être présents auparavant.

3. Conserver la cohésion au sein des équipes hybrides

La distanciation physique et sociale liée au travail hybride est un enjeu majeur pour les managers qui doivent plus que jamais :

• Organiser des rituels de communication pour maintenir la cohésion d’équipe,
• Fédérer le collectif autour des « victoires » de chacun.e et des succès du groupe,
• Définir une période hebdomadaire sans réunions ou rendez-vous formels, de façon à favoriser des temps d’échanges conviviaux au sein des équipes (en présentiel et même en visioconférence).

4. Cadrer autrement les réunions en présentiel et à distance

Si l’animation réussie d’une réunion en présentiel était déjà tout un art, tenir compte du caractère hybride des équipes est désormais nécessaire pour les managers, mais aussi les responsables de projets, qui doivent notamment :

• Définir un cadre clair en amont et au début de chaque réunion impliquant des collaborateurs à distance : choix d’un ordre du jour rythmé, respect des temps de paroles, adaptation des sujets aux participants,
• Planifier des points hebdomadaires d’équipe, points individuels, moments de partage entre pairs, plénières, etc. selon le mode le plus adapté : au bureau, en télétravail ou hybride,
• Equilibrer l’agenda hebdomadaire pour éviter les visio successives (et la réunionite hybride aiguë 😅).

5. Faciliter le travail hybride par des outils collaboratifs adaptés

Au-delà du management hybride, l’entreprise doit adapter les outils de partage et de communication à l’hybridation des modes de travail :

• Equiper les collaborateurs d’ordinateurs portables sécurisés et compatibles avec la visioconférence,
• Harmoniser les plateformes web communes de partage (Réseau Social d’Entreprise, Drive partagé, Slack…)
• Limiter le nombre d’outils et de canaux de communication pour éviter la dispersion de l’information, des pratiques et des compétences,
• Accompagner par la formation la montée en compétences sur les outils collaboratifs, en se basant sur leur valeur d’usage (adéquation au besoin).

6. Repenser les espaces de travail en mode hybride

A domicile

• S’assurer des conditions essentielles à un bon environnement de travail : aménager si possible une pièce à part, avec un bureau et une chaise ergonomique, les équipements nécessaires au bon déroulement des visioconférences, et un accès WiFi de qualité,
• S’organiser avec l’équipe et l’employeur si les conditions ne sont pas optimales.

Tiers lieu

• Proposer des tiers lieux en fonction de la proximité géographique des collaborateurs,
• Trouver des espaces de rencontres dans des tiers lieux identifiés si les échanges sur site deviennent compliqués avec la réorganisation des espaces de travail,
• Proposer des séminaires d’équipes dans des tiers lieux, pour explorer d’autres cadres de travail.

Sur site

• Créer de nouveaux espaces de travail dynamiques alliant plusieurs propositions de lieux de travail, propices au travail collaboratif et aux échanges informels :

📌 Espaces modulables avec des plateaux dédiés au travail individuel et des plateaux dédiés aux équipes

📌 Box individuel pour mener des entretiens, passer des appels confidentiels ou participer à une visio en solo

📌 Espaces collaboratifs pour le travail et les réunions en groupe

📌 Espaces conviviaux pour favoriser les échanges informels donc inciter les collaborateurs à revenir sur site

Voici un exemple d’organisation des espaces de travail en entreprise (DSI Pôle Emploi) :

Au-delà d’une réflexion transversale et d’éventuels accords de télétravail, l’hybridation inéluctable des modes de travail rend indispensable la mise en œuvre d’actions concrètes d’amélioration dans l’entreprise, portées notamment par le management. Si le travail hybride remet profondément en cause les organisations, il représente aussi une occasion formidable pour réconcilier performance de l’entreprise, bien-être au travail et responsabilité sociétale. C’est justement la mission que les équipes de TalenCo se sont donnée au quotidien… et le sel de notre engagement !