Le rapport au travail évolue et impose désormais aux entreprises de nouveaux défis pour faire face aux tensions du marché. Parmi ces défis, le recrutement et la fidélisation des équipes sont des enjeux clés pour les dirigeants, les managers et les directions RH !
Une étude Workelo de 2019 révèle que 45 % des démissions ont lieu la première année dans l’entreprise et qu’une intégration ratée représente un coût moyen de 7 000 € ! Réussir l’onboarding des nouvelles recrues est donc crucial pour améliorer l’expérience collaborateur, au service d’un engagement durable.
Dans un contexte de guerre des talents, le parcours d’intégration doit donc faire l’objet d’une véritable stratégie de la part des RH. Or, qui de mieux placé que le manager pour embarquer les nouveaux talents, assurer une prise de poste efficace et soigner l’expérience collaborateur au quotidien ?
Sommaire :
Les enjeux de l’onboarding pour l’expérience collaborateur
L’importance de l’onboarding dans la fidélisation des talents
L’onboarding (« embarquement ») est le processus ou parcours d’intégration mis en place pour accueillir un nouvel employé dans une organisation. Un programme d’onboarding englobe l’ensemble des actions mises en place par les RH, le manager et son équipe pendant la période d’essai du nouveau collaborateur.
Un parcours d’intégration réussi doit faciliter la prise de poste en permettant à la personne recrutée de se familiariser rapidement avec son environnement de travail, de prendre ses marques au sein de l’équipe et surtout de comprendre son rôle dans l’organisation.
Pour être vraiment efficace et permettre au nouvel arrivant de s’intégrer, de se projeter et de s’engager dans l’entreprise, le parcours d’onboarding doit partir de l’expérience collaborateur en tenant compte de toutes les étapes de son intégration, depuis l’annonce de l’embauche jusqu’à la prise de poste définitive.
Dans un monde du travail où l’on s’arrache les talents, proposer une expérience différenciante et marquante dès le recrutement est indispensable pour donner une image positive de l’entreprise et stimuler la motivation et le sentiment d’appartenance des nouveaux collaborateurs afin de mieux les fidéliser.
Les avantages d’un programme d’onboarding pour l’entreprise
Parmi les bénéfices d’une bonne intégration, identifiés à la fois pour le collaborateur et l’entreprise, on peut en retenir trois principaux.
- Motiver et engager les nouveaux collaborateurs
Puisqu’on sait que presque un employé sur deux a envisagé de quitter son entreprise pendant la période d’essai, on mesure combien il est important de faire adhérer les nouveaux arrivants à la culture et aux valeurs de l’entreprise. - Rendre les nouveaux arrivants performants plus rapidement
Sachant qu’un collaborateur met 6 à 8 mois avant d’être pleinement opérationnel, investir dans son intégration n’est pas inutile ! Selon une enquête Glassdoor de 2015, un onboarding efficace peut accroître la productivité du nouvel arrivant de 70 %. - Fidéliser les nouveaux talents dans l’entreprise
L’enquête Glassdoor de 2015 révèle qu’un bon parcours d’intégration impacte significativement la rétention du collaborateur puisqu’il augmente de 82 % la fidélisation des talents. Et selon l’étude Workelo de 2019, 58 % des collaborateurs ayant bénéficié d’un bon onboarding sont encore dans l’entreprise 3 ans après.
Onboarding et télétravail : l’intégration à l’heure du travail hybride
Les relations humaines jouent un rôle central dans l’intégration d’un nouveau collaborateur car elles permettent de tisser et maintenir des liens interpersonnels et engageants avec son manager et ses collègues de travail.
Or, à l’heure de l’hybridation des modes de travail, 55 % des candidats estiment important que le télétravail soit mentionné dès l’offre d’emploi contre seulement 31 % des recruteurs, selon une étude HelloWork menée en 2022. Alors, si le travail à distance est plébiscité par les collaborateurs, comment en tenir compte dans le parcours d’intégration ?
S’il semble préférable que le programme d’onboarding s’effectue en présentiel pour une intégration sociale plus « naturelle » et une expérience collaborateur plus « vraie », les RH et le manager n’ont pas d’autre choix que d’adapter leur processus d’intégration au travail à distance (emploi « full-remote », période de confinement…).
Il appartient alors au manager de maintenir la relation à distance avec le nouveau collaborateur en minimisant autant que possible la sensation de « barrière virtuelle », de veiller à développer la cohésion d’équipe par des rituels adaptés et de profiter des temps de présence au bureau pour le travail collaboratif… et les échanges plus informels.
L’importance du management à chaque étape de l’onboarding
Si le recrutement et l’accompagnement des nouveaux collaborateurs font naturellement partie des missions des RH, la réussite du programme d’onboarding repose beaucoup sur les épaules du manager.
Le manager est le rouage essentiel au bon déroulement opérationnel du processus d’intégration et le garant pour faire vivre au nouveau collaborateur une expérience différenciante, personnalisée et engageante.
Le recrutement, point de départ de l’intégration collaborateur
👉 En amont, dès le lancement du recrutement, le manager doit en informer son équipe. Outre la nécessité de transparence, cela permet de préparer les collaborateurs à accueillir leur nouveau collègue dans les meilleures conditions et mettre en place immédiatement un cadre favorable au travail collaboratif.
👉 Lors des entretiens de sélection – pour lesquels on prendra soin de choisir un lieu accueillant ! -, le manager (en accord avec les RH) peut proposer au candidat une visite de l’entreprise, voire une présentation aux équipes, pour permettre au futur collaborateur de se projeter et favoriser son engagement.
👉 Une fois le candidat choisi, le manager doit être présent aux côtés des RH pour régler les aspects administratifs, préparer l’environnement de travail (bureau, matériel, accès internet, adresse e-mail…) et surtout entretenir une communication régulière avec le nouveau collaborateur jusqu’à son arrivée effective.
👉 Enfin, le manager doit être moteur dans la préparation du planning d’onboarding du nouvel arrivant et le choix d’un parrain (ou « buddy »), clé d’une intégration sociale réussie à travers un accompagnement plus informel, sans lien hiérarchique, avec un regard complémentaire sur la culture d’entreprise.
L’onboarding, un enjeu collectif pour l’intégration sociale
« La première impression est souvent la bonne ». Pour ne pas faire mentir cet adage, il faut porter une attention toute particulière sur les premiers jours dans l’entreprise !
👉 Le jour de l’arrivée, le manager doit bloquer son agenda et consacrer la majeure partie de la journée à l’accueil du nouveau collaborateur pour lui présenter l’entreprise, lister ses missions, préciser les modalités pratiques (horaires, télétravail, avantages, etc.) et lui présenter son parcours d’intégration.
👉Le manager doit s’assurer que le parcours d’intégration intègre au plus tôt des temps collectifs (outre l’incontournable petit-déjeuner d’accueil !). Ces rencontres en équipe sont essentielles pour l’intégration sociale, la découverte des rituels communs et la mise en place du travail en mode collaboratif. Mais…
👉 …le manager doit veiller à ne pas surcharger le planning d’arrivée pour laisser le temps à des échanges informels entre le nouveau collaborateur et ses collègues. Ces moments « off » sont indispensables pour favoriser la cohésion d’équipe, au service de l’engagement et de la performance collective.
👉 Si le principe du parrainage (ou « pairing ») est appliqué dans l’entreprise, le manager doit s’assurer avec les RH que le parcours d’intégration du nouveau collaborateur prévoit aussi un accompagnement du parrain dès les premières heures de présence dans l’entreprise, de façon à faciliter son onboarding.
Le manager support de l’expérience d’onboarding dans la durée
Loin de s’arrêter les premiers jours, le processus d’onboarding se poursuit tout au long de la période d’essai. Aux côtés des RH et de l’éventuel parrain du nouveau collaborateur, c’est bien au manager qu’il appartient de rythmer le parcours d’intégration jusqu’à la prise de poste définitive.
👉 Le manager doit être à l’écoute de son nouveau collaborateur dès les premiers jours pour recueillir ses premières impressions et répondre à ses interrogations. Dresser rapidement un premier bilan est indispensable pour optimiser l’expérience collaborateur dès que possible.
👉 Le manager doit ensuite planifier – et assurer – des points individuels réguliers (au moins une fois par semaine le premier mois) pour permettre d’échanger sur le rapport d’étonnement du collaborateur et ajuster les modes de fonctionnement de part et d’autre ainsi qu’en équipe.
👉 Le terme de la période d’essai est un moment clé symbolisant la fin du parcours d’intégration et (si tout va bien) la poursuite de l’aventure du collaborateur dans l’entreprise ! L’occasion pour le manager de donner et recevoir des feedbacks sur les premiers mois et établir des objectifs consolidés.
Les rôles clés du manager dans le parcours d’onboarding
Accueillir, rassurer, accompagner, développer le potentiel… le manager est au cœur du parcours d’intégration des nouveaux talents. Pour réussir l’onboarding des nouveaux arrivants, le manager leader doit développer 4 rôles majeurs qui contribuent grandement à l’expérience collaborateur.
Se mettre au service du collaborateur
Aujourd’hui, le manager leader doit sortir de son rôle de contrôle et devenir un vrai soutien au service de ses équipes en adoptant une posture de « host leadership« . Lors de la période d’intégration, le manager doit avant tout être particulièrement attentif à se mettre au service du nouvel arrivant pour l’aider à prendre ses marques, à exécuter sa mission et à développer son potentiel.
Donner du sens et établir un cadre
Un nouveau collaborateur, plus encore que les équipes en place, a besoin de comprendre l’utilité et la finalité de ses missions et en quoi cela contribue au projet d’entreprise. Le manager doit donc porter les valeurs de l’organisation et établir des priorités claires pour permettre au nouveau collaborateur de s’y associer, de comprendre son rôle et d’atteindre in fine les objectifs.
Responsabiliser et faire confiance
Conférer plus de responsabilité et d’autonomie aux nouveaux collaborateurs est un puissant levier d’implication, de motivation et d’innovation. En période d’intégration, cela permet au nouveau collaborateur de se sentir utile, de valoriser ses compétences et de renforcer son sentiment d’appartenance au sein de l’équipe, favorisant en cela l’intelligence collective.
Faire preuve de reconnaissance
Quand on sait que l‘une des principales raisons du départ d’un collaborateur est le manque de reconnaissance, cela souligne l’importance de célébrer les réussites, et cela dès les premières semaines ! Un état d’esprit de feedback contribue à rassurer les collaborateurs qui intègrent une entreprise et à renforcer leur engagement et leur envie de s’investir sur le long terme.
L’essentiel à retenir
⬜ Un onboarding réussi permet de motiver et engager les nouveaux collaborateurs, limiter le turnover, améliorer sa marque employeur, fidéliser les talents…
⬜ L’onboarding est un processus d’intégration qui commence dès la phase de recrutement et se poursuit au-delà de la période d’essai.
⬜ C’est un moment propice pour faire vivre une expérience unique et personnalisée au nouveau collaborateur et favoriser son engagement.
⬜ Rassurer, accueillir, intégrer, accompagner, faire grandir : le manager a un rôle clé pour faciliter l’intégration d’un nouveau talent et le fidéliser.
