Si les nouveaux espaces collaboratifs et d’innovation fleurissent, si de plus en plus d’entreprises font leurs cartons, ce n’est plus seulement par manque de place dans leurs bureaux. Dans les espaces “flex offices”, les barrières physiques des bureaux s’estompent et les espaces sont repensés pour favoriser la collaboration, l’innovation et le bien être des collaborateurs.
Le flex office : une réponse pragmatique aux nouveaux modes de travail
Le déménagement apparaît alors comme une occasion de repenser les modes de travail, comme le souligne Vincent Rostaing, notre consultant expert en agilité : “L’entreprise doit considérer le déménagement comme une opportunité, voir même un alibi pour se poser la question des nouveaux modes de travail qu’elle souhaite construire avec ses collaborateurs dans leurs nouveaux lieux de vie.”
Mais parce qu’il annonce un changement dans la vie des collaborateurs, le déménagement vers le flex office où les bureaux ne sont plus délimités ni individualisés peut susciter des inquiétudes et des réticences au sein de l’entreprise, notamment chez les managers.
“Les managers sont en train de vivre un changement de posture qui peut être déstabilisant. On leur demande de passer d’une organisation au sein de laquelle ils sont légitimes par le statut qui leur ai donné, avec tous les signes que cela implique – et notamment le bureau individualisé – à une organisation où leur légitimité s’exprime à travers le leadership qu’ils arrivent à obtenir de leurs équipes. Alors que le statut se décrète, le leadership ne s’impose pas, et peut même varier en fonction des équipes.” appuie Vincent Rostaing.
Ces nouveaux espaces sont donc une réponse pragmatique à la mise en place des nouvelles organisations en réseaux au sein des entreprises, au sein desquelles le manager tend à devenir un leader agile. Pour lever les freins au changement et aider les collaborateurs à s’adapter à ces nouveaux outils, un accompagnement en amont, pendant et après l’emménagement dans les nouveaux locaux est indispensable.
Accompagnez vos collaborateurs à se projeter dans les nouveaux espaces
Selon Vincent Rostaing, avant le déménagement, “la sensibilisation doit permettre aux collaborateurs de se projeter. De façon très simple et ludique, on peut utiliser les plans des futurs locaux pour comprendre comment on occupera les espaces, en demandant aux
collaborateurs d’imaginer leurs futurs usages avec des Lego”
La projection permettra aux collaborateurs d’imaginer de nouvelles méthodes de travail et notamment de repenser les temps collectifs grâce aux techniques agiles.
“La sensibilisation à l’agilité en amont permet, par exemple, de penser les réunions comme des moments de productivités et de prise de décision, plutôt que d’information, comme cela est encore le cas dans 80% des entreprises.” assure Vincent Rostaing.
Pour aller plus loin dans la projection en amont, vous pouvez également associer vos collaborateurs à la conception des espaces de travail, afin que ces derniers correspondent à leurs attentes et à leurs besoins. La visite d’entreprises déjà passées au “flex office” peut ainsi venir les rassurer.
Laissez vos collaborateurs tester les espaces
L’accompagnement des équipes sur place doit être focalisé sur l’appropriation des nouveaux espaces. Une étape cruciale pour garantir la réussite du projet de déménagement et ancrer les nouveaux modes de travail.
Pour cela, nous vous conseillons de laisser le temps à vos équipes de tester les nouveaux espaces. Pour Vincent Rostaing, “la théorie, c’est bien, mais il faut réussir à l’ancrer dans les pratiques. Pour s’approprier un espace, il faut que les équipes testent les lieux et soient convaincus des usages. Telle salle de réunion sera peut être plus adaptée à du participatif parce qu’il y a moins de tables et plus de place sur les murs pour exprimer sa créativité, alors qu’on préférera une autre salle pour s’isoler… ”
N’essayez donc pas d’imposer les usages à vos équipes en fonction des espaces, mais laissez-les se les approprier pour qu’ils puissent perdurer.
Changer vos modes de travail dans vos bureaux actuels, c’est possible !
Vous n’avez pas prévu de déménager de sitôt ? N’attendez pas pour changer vos pratiques ! Vos locaux actuels peuvent très bien accueillir de nouveaux modes de travail collaboratifs. Comme l’explique Vincent Rostaing, “Être flex ne passe pas seulement par le matériel et des espaces décloisonnés : il faut s’autoriser à transformer ses locaux et les adapter à de nouvelles méthodes de travail. Cela ne sert à rien d’investir dans des locaux dans lesquels les espaces sont tellement spécialisés que les équipes ne s’autorisent plus à créer en dehors de ceux-ci.”
Les nouveaux espaces de travail accompagnent donc les nouvelles méthodes de travail agiles et collaboratives. Ils doivent en être le support, non le prétexte.
