Suite à notre article sur les avantages du travail collaboratif pour l’engagement des collaborateurs et la performance de l’entreprise, nous avons identifié 6 clés indispensables à la bonne mise en œuvre du travail en mode collaboratif.
De l’expérience collaborateur aux espaces de travail en passant par les outils de collaboration, quels sont les prérequis pour « préparer le terrain » dans votre organisation et mettre en place rapidement et efficacement le travail collaboratif ?
Sommaire :
1. Impulser un cadre de collaboration propice
Les pratiques collaboratives sont l’une des facettes des approches agiles. Or, pour que les managers et les collaborateurs soient prêts à collaborer au sein de leur équipe mais aussi de façon transversale dans l’entreprise, c’est d’abord au top management qu’il revient d’impulser un état d’esprit agile et une culture de l’agilité.
Ce cadre de collaboration, qui permet de fixer les règles indispensables entre le management et les équipes, s’appuie sur la responsabilité, l’autonomie, le droit à l’erreur, le travail par itération, etc. Il permet aussi de créer un environnement de confiance et de respect mutuels pour favoriser l’échange d’idées et la prise de décisions en commun.
Développer la culture agile dans l’entreprise, c’est donc faire adhérer aux valeurs et aux principes de l’agilité pour permettre aux équipes d’acquérir cette posture agile nécessaire à l’application des méthodes agiles… dont l’intégration de pratiques collaboratives.
Jean-Louis Batany, Directeur du Département Management des Délégations Régionales au sein de la Direction des Relations Collectivités Locales du Groupe Orange, témoigne : “le développement des pratiques collaboratives passe par de nouveaux comportements, une nouvelle façon d’échanger, de travailler en réseau [et] par une nouvelle posture (…) afin de fluidifier le travail, les échanges et favoriser l’efficacité du collaborateur”.
2. Définir des objectifs clairs et partagés
Tout travail collaboratif commence par la fixation d’un cap à atteindre collectivement et d’objectifs concrets et communs.
Les tâches et les rôles de chaque collaborateur sont répartis dans une logique de complémentarité et de partage des informations. Le mode collaboratif permet de créer des synergies au sein du groupe et de favoriser la coordination de façon transversale dans l’entreprise pour atteindre collectivement un objectif commun.
Dans une logique de convergence et de transparence, chaque membre apporte sa brique et sait en quoi ses objectifs personnels servent ceux de l’équipe, et comment ces derniers servent ceux de l’organisation. Le collaborateur ne travaille plus pour les objectifs de son manager mais pour ceux de son équipe et, in fine, ceux de l’entreprise.
La méthode OKR (Objectives & Key Results), de plus en plus choisie en Europe après son adoption par de nombreux groupes dans le monde, est particulièrement adaptée à cet enjeu : à partir des objectifs de l’entreprise, les OKR sont déclinés à tous les niveaux hiérarchiques en laissant les managers et collaborateurs fixer eux-même – et revoir régulièrement – leurs objectifs au service d’une ambition commune.
3. Adopter une communication transparente
La transparence est l’un des piliers du travail collaboratif car elle permet un enrichissement du savoir commun au service de l’efficacité et de la rapidité du travail en équipe. Elle n’induit pas un accès illimité aux informations de l’entreprise mais elle permet :
- une meilleure visibilité sur la stratégie globale et la contribution de chacun, au service d’une implication plus forte des collaborateurs,
- un partage des idées et une co-construction en équipe pour plus de réactivité et de créativité, contribuant à de meilleures performances,
- une vigilance plus efficace puisqu’en partageant les risques, les difficultés, les points bloquants, on peut mieux anticiper et réagir collectivement.
Si les outils de travail collaboratif contribuent à cette transparence en facilitant le suivi des projets et des résultats collectifs, c’est surtout la communication qu’il s’agit de rendre ouverte, transparente, derrière l’écran comme au bureau.
Grâce aux techniques de communication (reformulation, écoute active…) et de feedback, la discussion donne l’opportunité à chaque collaborateur d’exprimer – de façon constructive – son avis et sa perception des faits (biais cognitifs). En particulier, certaines démarches comme la CNV (Communication Non Violente) permettent de développer un climat de confiance et de coopération et de résoudre les éventuels conflits.
« Les collaborateurs ont les solutions, il faut juste qu’ils s’expriment, qu’ils prennent du recul, qu’ils travaillent en collectif pour générer de nouvelles solutions. »
Magali Degouy-Bars, Directrice de la Transformation RH (Groupe MOM)
4. Déployer des espaces de travail collaboratif
Mettre en place le travail collaboratif nécessite souvent de réorganiser les espaces de travail pour en faire des lieux propices aux échanges et au travail en équipe. Open spaces, salles de créativité ou aires plus cocooning sont indispensables pour faciliter la communication, la collaboration et l’envie d’innover collectivement.
Frédéricke Sauvageot, Directrice de la QVT du Domaine Immobilier et des Espaces de travail chez Orange, précise : « Pour que le projet d’aménagement d’un espace de travail puisse réussir, il est essentiel que les collaborateurs partagent la vision, qu’ils y adhèrent et qu’ils puissent être acteurs et co-concepteurs du projet. Il est primordial de partir des métiers et des usages pour concevoir des espaces. »
Attention ! Le déploiement d’espaces de travail collaboratif implique de mettre en place des méthodes pour activer l’intelligence collective et stimuler la créativité (brainstorming, Design Thinking, Design Sprint…). La sensibilisation des équipes à ces approches repose notamment sur les managers, qui représentent donc une clé essentielle de la réussite des nouveaux espaces de travail.
5. Faire le tri dans les outils de travail collaboratif
De Dropbox à Teams en passant par l’intranet, de nombreuses entreprises – quelle que soit leur taille – disposent déjà de plusieurs outils de travail collaboratif. Plateformes de partage de documents, applications de discussion en ligne ou solutions de gestion de projets collectifs, les outils digitaux facilitent la communication et la collaboration en équipe. Oui mais… 😉
L’exemple du Réseau Social d’Entreprise (RSE) est révélateur des embûches liées aux outils collaboratifs : beaucoup d’entreprises n’ont pas réussi à convaincre leurs collaborateurs de l’intérêt du RSE. Damien Douani, expert Digital & Innovation, explique : “le Réseau Social d’Entreprise n’est pas qu’un simple outil, il est l’élément déclencheur de nouvelles méthodes de travail et d’une nouvelle culture de partage au sein de l’entreprise”.
🔎 [Livre blanc] Collaboratif et Réseau Social d’Entreprise : enjeux et témoignages
S’appuyer efficacement sur des plateformes collaboratives nécessite donc que l’entreprise « prépare le terrain » auprès de l’ensemble des équipes (on en revient au cadre de collaboration agile évoqué en début d’article !).
Outre cette étape essentielle de sensibilisation à l’agilité, plusieurs axes d’optimisation peuvent booster l’impact des outils de travail collaboratif sur l’organisation (d’autant plus avec l’hybridation des modes de travail), notamment :
6. Mettre l’expérience collaborateur au centre
Last but not least, la mise en place du travail collaboratif n’est pas envisageable sans une bonne expérience collaborateur. Si les points évoqués précédemment y contribuent (cadre de collaboration, clarté des missions, communication transparente…), les collaborateurs doivent se sentir en confiance et reconnus – dans leur équipe mais aussi par le management – pour leur contribution au projet commun.
C’est pourquoi, au-delà des outils de travail collaboratif qui peuvent mettre en lumière les performances collectives et individuelles, il est indispensable de transformer les modes de travail à travers le management participatif pour valoriser les collaborateurs, renforcer le sentiment d’appartenance et développer l’engagement de chacun au service d’une meilleure ambiance dans l’équipe.
Par ailleurs, les moments conviviaux ne sont pas à négliger pour instaurer le climat de confiance nécessaire au travail collaboratif. L’adaptation des espaces de travail est l’occasion d’intégrer des zones de détente pour favoriser les échanges informels, et l’organisation d’événements collectifs propices au team building (du séminaire au workshop en passant par… les sorties entre collègues) reste une valeur sûre.
L’expérience collaborateur doit donc être au cœur des pratiques collaboratives dans votre organisation, au service de la motivation et de l’engagement des équipes au quotidien.
Le travail collaboratif est un processus incontournable pour relever les défis d’aujourd’hui et de demain en entreprise. Il permet d’optimiser les résultats en mutualisant les compétences, en partageant et en challengeant les idées. Il est néanmoins indispensable de bien encadrer le travail collaboratif et d’être accompagné sur les aspects évoqués dans notre article pour réussir sa mise en place et en tirer rapidement tous les bénéfices.
